Политика обработки персональных данных

УТВЕРЖДЕНО

Приказом «__» ____ 2023 №____

Директор

ООО «ГЛОБАЛВЕНДИНГ»

__________ А.А. Киселёв

«___» _________ 2023

ПОЛИТИКА

обработки персональных данных

ООО «ГЛОБАЛВЕНДИНГ»

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Политика разработана на основании абзаца третьего пункта 3 статьи 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон о защите персональных данных) в целях обеспечения прозрачного характера обработки персональных данных и определяет порядок и цели обработки персональных данных субъектов персональных данных в ООО «ГЛОБАЛВЕНДИНГ» (далее – Организация), а также механизм реализации прав субъектов персональных данных в контексте указанной обработки персональных данных.

Особенности деятельности Организации по обработке персональных данных в определенных сферах и (или) в связи с определенными бизнес-процессами определяются иными локальными правовыми актами Организации.

2. В настоящей Политике используются термины и понятия в значениях, определенных Законом о защите персональных данных.

3. Организация обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

посетителей интернет-сайтов;

кандидатов на работу в Организации (далее – кандидаты на работу);

работников Организации;

бывших работников Организации;

членов семьи работников Организации;

руководителей (иных лиц, уполномоченных в соответствии с учредительными документами действовать от имени организации) юридических лиц, являющихся контрагентами (клиентами) Организации;

индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц, являющихся контрагентами (клиентами) Организации;

граждан и представителей юридических лиц, направивших обращения в Организацию;

граждан, обратившихся в Организацию за осуществлением административных процедур;

физических лиц, относящихся к аффилированным лицам Организации;

иных субъектов персональных данных, осуществляющих взаимодействие с Организацией.

4. Обработка персональных данных Организацией осуществляется в соответствии с Законом о защите персональных данных, иными актами законодательства о персональных данных, а также международными договорами Республики Беларусь.

5. В целях обеспечения защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных Организация принимает следующие меры:

проведение внутреннего контроля за обработкой персональных данных;

издание документов, определяющих политику Организации в отношении обработки персональных данных;

обеспечение неограниченного доступа, к документам, определяющим политику Организации в отношении обработки персональных данных;

ознакомление работников Организации, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, в том числе требованиями по защите персональных данных;

обучение работников Организации, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, в порядке, установленном законодательством;

установление порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационных ресурсах (системах);

осуществление технической и криптографической защиты персональных данных в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;

проведение оценки эффективности принимаемых мер по обеспечению защиты персональных данных, выявление и прогнозирование рисков, связанных с обработкой персональных данных в Организации;

иные меры, направленные на предупреждение рисков, которые могут возникнуть при обработке персональных данных для прав и свобод субъектов персональных данных.

6. Обработка персональных данных Организацией осуществляется:

с использованием средств автоматизации;

без использования средств автоматизации (когда обработка персональных данных осуществляется без использования электронно-вычислительных технологий при непосредственном участии человека).

7. Обработка персональных данных Организацией включает следующие действия с персональными данными:

сбор;

систематизация;

хранение;

изменение;

использование;

обезличивание;

блокирование;

распространение;

предоставление;

удаление;

иные действия (их совокупность), совершаемые с персональными данными.

Персональные данные субъектов персональных данных не распространяются и не предоставляются третьим лицам без получения согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных и законодательством.

8. При обработке Организацией персональных данных независимо от правовых оснований такой обработки соблюдаются общие требования к обработке персональных данных, установленные статьей 4 Закона о защите персональных данных, в частности, требования:

о соразмерности обработки персональных данных заявленным целям их обработки и обеспечении на всех этапах такой обработки справедливого соотношения интересов всех заинтересованных лиц;

об ограничении обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;

о соответствии содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям их обработки, исключении избыточности обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;

об обеспечении прозрачного характера обработки персональных данных;

о том, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

9. Организация вправе поручить обработку персональных данных уполномоченному лицу на основании гражданского-правового договора.

Уполномоченными лицами по отношению к Организации являются юридические и физические лица, оказывающие маркетинговые услуги, услуги по сбору и рассылке информации, услуги по обслуживанию программного обеспечения, иные контрагенты, которым Организацией передаются для выполнения полностью либо частично отдельные функции и виды деятельности.

10. Трансграничная передача персональных данных может осуществлять при направлении работников Организации в служебные командировки за границу Республики Беларусь.

ГЛАВА 2

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ КЛИЕНТОВ

11. Сбор персональных данных сотрудников, клиентов и контрагентов осуществляется посредством получения от них согласий на обработку персональных данных.

12. Обработка персональных данных покупателей и клиентов осуществляется Организацией.

13. Обработка персональных данных покупателей (клиентов), осуществляется в следующих целях и на соответствующих правовых основаниях:

Цель обработки персональных данных

Перечень обрабатываемых персональных данных

Правовое основание обработки персональных данных

Срок хранения персональных данных

Проведение маркетинговых исследований для изучения потребительских предпочтений и оптимизации товарного ассортимента

Возраст;

Пол

Номер телефона

Согласие в соответствии с пунктом 3 статьи 4 Закона

3 года

Цель обработки персональных данных

Перечень обрабатываемых персональных данных

Правовое основание обработки персональных данных

Изучение и отбор кандидатов на работу

Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

год рождения (возраст);

место жительства (населенный пункт);

данные об образовании;

данные о роде занятий;

контактный номер телефона;

адрес электронной почты

Согласие в соответствии с

пунктом 3 статьи 4 Закона при заполнении электронной формы на интернет-сайте.

В соответствии с абзацем шестнадцатым статьи 6 Закона для резюме (анкеты), направленной в письменной форме или представленной в ходе личного приема.

В соответствии с абзацем девятнадцатым статьи 6 закона для резюме (анкеты), полученной с использованием общедоступных информационных ресурсов

Обеспечение охраны объектов (имущества) от противоправных посягательств

Видеоизображение

В соответствии с абзацем двадцатым статьи 6 Закона

До 30 календарных дней

14. Срок хранения согласий на обработку персональных данных составляет 1 год после истечения срока действия согласия.

ГЛАВА 3

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ КАНДИДАТОВ НА РАБОТУ

15. Сбор персональных данных кандидатов на работу осуществляется посредством:

15.1. направления резюме (анкеты) в письменной форме, подписанной кандидатом на работу, почтовым отправлением или представления такого документа в ходе личного приема;

15.2. использования Организацией общедоступных информационных ресурсов, например, rabota.by, praca.by.

16. Обработка персональных данных кандидатов на работу осуществляется Организацией.

17. Обработка персональных данных кандидатов на работу осуществляется в следующих целях и на соответствующих правовых основаниях:

Цель обработки персональных данных

Перечень обрабатываемых персональных данных

Правовое основание обработки персональных данных

Изучение и отбор кандидатов на работу

Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

год рождения (возраст);

место жительства (населенный пункт);

данные об образовании;

данные о роде занятий;

контактный номер телефона;

адрес электронной почты

Согласие в соответствии с

пунктом 3 статьи 4 Закона при заполнении электронной формы на интернет-сайте.

18. Срок хранения персональных данных кандидатов на работу составляет:

резюме (анкет), не принятых на работу, – 1 год;

резюме (анкет), принятых на работу, – не более 7 рабочих дней после принятия решения о приеме на работу.

ГЛАВА 4

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ КОНТРАГЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

19. Обработка персональных данных руководителей (иных лиц, уполномоченных в соответствии с учредительными документами действовать от имени организации) юридических лиц, являющихся контрагентами (клиентами) Организации, осуществляется в целях заключения (подписания) гражданско-правовых договоров – в соответствии с абзацем двадцатым статьи 6 Закона о защите персональных данных, статьями 49 и 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь.

В указанных целях осуществляется обработка следующих персональных данных:

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

занимаемая должность;

собственноручная подпись;

иные данные, необходимые для заключения (подписания) гражданско-правовых договоров;

20. Обработка персональных данных индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц, являющихся контрагентами (клиентами) Организации, осуществляется в целях:

21.1. получения персональных данных на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором, – в соответствии с абзацем пятнадцатым статьи 6 Закона о защите персональных данных.

В указанных целях осуществляется обработка следующих персональных данных:

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

другие данные, необходимые для совершения действий, установленных договором;

21.2. заключения (подписания) гражданско-правовых договоров – в соответствии с абзацем двадцатым статьи 6 Закона о защите персональных данных и статьи 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь.

В указанных целях осуществляется обработка следующих персональных данных:

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

собственноручная подпись;

иные данные, необходимые для заключения (подписания) гражданско-правовых договоров.

22. Срок хранения персональных данных представителей контрагентов Организации составляет:

содержащихся в первичных учетных документах – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства;

содержащихся в гражданско-правовых договорах – 3 года после окончания срока действия договора.

ГЛАВА 5

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, НАПРАВИВИШИХ ОБРАЩЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИЮ

23. Обработка персональных данных граждан и представителей юридических лиц, направивших обращения в Организацию, осуществляется в целях рассмотрения обращений в соответствии с абзацем двадцатым статьи 6 Закона о защите персональных данных и Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан».

В указанных целях осуществляется обработка следующих персональных данных:

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания (для граждан);

иные данные, содержащиеся в обращении.

24. Срок хранения персональных данных граждан и представителей юридических лиц, направивших обращения в Организацию, составляет 5 лет с даты последнего обращения (5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений).

ГЛАВА 6

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГРАЖДАН, ОБРАТИВШИХСЯ В ОРГАНИЗАЦИЮ ЗА ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР

25. Обработка персональных данных граждан, обратившихся в Организацию за осуществлением административных процедур, осуществляется в целях осуществления административных процедур в отношении граждан в соответствии с абзацем двадцатым статьи 6 Закона о защите персональных данных и Законом Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур».

В указанных целях осуществляется обработка персональных данных, предусмотренных перечнями административных процедур, осуществляемых уполномоченными органами в отношении граждан.

26. Срок хранения персональных данных, содержащихся в журналах регистрации документов по осуществлению административных процедур, составляет 3 года.

ГЛАВА 7

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ, ОТНОСЯЩИХСЯ К АФФИЛИРОВАННЫМ ЛИЦАМ ОРГАНИЗАЦИИ

27. Обработка персональных данных физических лиц, относящихся к аффилированным лицам Организации, осуществляется в целях ведения учета аффилированных лиц в соответствии с абзацем двадцатым статьи 6 Закона о защите персональных данных и частью третьей статьи 56 Закона Республики Беларусь от 9 декабря 1992 г. № 2020-XII «О хозяйственных обществах».

В указанных целях осуществляется обработка следующих персональных данных:

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

дата рождения;

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания.

28. Хранение персональных данных физических лиц, относящихся к аффилированным, осуществляется до прекращения оснований отнесения к аффилированным лицам.

ГЛАВА 8

МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

29. В соответствии с Законом о защите персональных данных субъекты персональных данных имеют право посредством подачи заявления в Организацию в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие на обработку персональных данных;

на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных;

требовать внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными;

получать информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено иными законодательными актами;

требовать бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных законодательными актами.

30. Заявление субъекта персональных данных подается в письменной форме либо в виде электронного документа и должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

дату рождения субъекта персональных данных;

идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия;

изложение сути требований субъекта персональных данных;

личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.

Организация не рассматривает заявления субъектов персональных данных, направленные иными способами (посредством электронной почты, телефонной и факсимильной связи и т.п.).

31. Субъекты персональных данных могут обратиться за содействием в реализации своих прав к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации.

32. Субъекты персональных данных вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие их права при обработке персональных данных, в Национальный центр защиты персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

Принятое Национальным центром защиты персональных данных решение может быть обжаловано субъектами персональных данных в суд в порядке, установленном законодательством.